Von der digitalen zur intelligenten Rechnungsfreigabe

Unter Einsatz der digitalen Rechnungsfreigabe nutzen Sie vorhandene Ressourcen effizienter. Vordefinierte Vertreterregeln minimieren Störungen im Prozessablauf, während softwarebasierte Übergaben und Prüfungen schlankere Workflows vorbringen und Mitarbeitern Routineaufgaben abnehmen. So funktioniert die Rechnungsfreigabe deutlich schneller und entspannter.

Eingebunden in ein Enterprise Content Management System (ECM) sind Rechnungsworkflows schon fast automatisiert. Im Vergleich zu einem Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet ein ECM-System auf Wunsch gesamte P2P-Prozesse ab. Noch schnellere Rechnungsprozesse ergeben sich aus den Zusatzfunktionen, die ein ECM-System für die elektronische Rechnungsverarbeitung bereithält:

Informationen zur Kostenstelle, Abteilung und dem Bearbeiter der Rechnung liegen schon bei Rechnungseingang vor.

Mitarbeiter kaufen nur bei geprüften Lieferanten, die mindestens die Vorschriften des Lieferkettengesetzes erfüllen.

Rechnungen liegen bestellbezogen im System ab.

Alle abgeschlossenen Dokumente werden parallel zum Rechnungsworkflow revisionssicher in der richtigen Ablage archiviert.

Dann greifen alle Prozesse ineinander. Informationen aus der Bedarfsermittlung und Bestellanforderung sind beispielsweise im Rechnungseingangsbuch hinterlegt, wodurch die manuelle Eingabe und Suche nach Kostenstellen und Bearbeitern entfällt.

Gleiches gilt für Lieferantendaten im Rahmen der Bestellanforderung: Ausgehandelte Konditionen und die ausschließliche Sichtbarkeit von geprüften Lieferanten erleichtern den Kauf von Waren auf Mitarbeiterseite und die Prüfung aufseiten der Buchhaltung.

Liegen Daten durchgängig in elektronischer Form vor, automatisieren Sie mit Doxis den Prozess der Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Archivierung der Dokumente. Die Rede ist von einer Dunkelbuchung, also einer durchgängig automatisierten Kreditorenbuchhaltung.

In Doxis sieht der elektronische Prozess so aus:

Doxis hinterlegt Rechnungen im Rechnungseingangsbuch unabhängig vom Eingangskanal.

Der Extraction Service kombiniert mit Machine Learning extrahiert Rechnungsdaten und legt sie strukturiert für eine bessere Übersicht im System ab.

Manuelle Eingaben entfallen durch den automatischen Abgleich der Rechnungsdaten mit den Bestelldaten aus dem ERP-System.

Sind alle Daten korrekt im System abgelegt, initiiert Doxis den Workflow der Rechnungsfreigabe.

Nach der Genehmigung der Rechnung übergibt Doxis sie an die Buchhaltung.

Freigegebene Rechnungen sind sofort revisionssicher archiviert.

Die Rechnungsfreigabe automatisiert und digital aufzusetzen, optimiert Prozesse von Anfang bis Ende. Der Wechsel von Papierprozessen zu digitalisierten Standards führt zu weit mehr Einsparpotenzialen als nur reduzierten Papierkosten.

Digitale und automatisierte Systeme beschleunigen Bearbeitungszeiten und verbessern den Überblick – und somit auch die Kontrolle über alle Prozesse:

Transparente und nachvollziehbare Arbeitsschritte

Verbesserte Liquiditätsplanung und wirtschaftliche Entscheidungen

Übersichtliche Darstellung erwarteter, offener und bereits bezahlter Rechnungen

Reduzierte Missverständnisse im Ablauf

Minimierte Fehler in Freigabeprozessen