Rechnungsfreigaben werden oft unterschätzt, dabei sind sie ein zentrales Element in der Buchhaltung. Sie tragen die Sorge dafür, dass Eingangsrechnungen korrekt sind und Zahlungen passen. Die manuelle Rechnungsfreigabe ist aber auch mit Schwächen behaftet. 

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, warum der Umstieg auf die digitale Rechnungsverarbeitung fällig ist, was die E-Rechnung damit zu tun hat und wie digitale Rechnungsverarbeitung Software Ihr Unternehmen unterstützen kann, damit Rechnungen den Prozess reibungslos und fehlerfrei durchlaufen. 

Die Rechnungsfreigabe ist ein unverzichtbares Instrument im Rechnungsmanagement eines jeden Unternehmens. Sie gewährleistet, dass alle Rechnungen korrekt sind und rechtzeitig genehmigt werden, wodurch finanzielle Risiken minimiert und die Effizienz der Buchhaltung maximiert werden.

Sie hilft Unternehmer:innen und Mitarbeiter:innen dabei, … 

Fehler und Betrug zu vermeiden,

alle relevanten Informationen und Belege zu überprüfen und

eine korrekte Validierung aller Eingangsrechnungen vorzunehmen.

Im manuellen Rechnungswesen überprüfen Mitarbeiter:innen Eingangsrechnungen und bestätigen ihre Richtigkeit. Dies kann zeitaufwendig sein und ist anfällig für menschliche Fehler. Im Gegensatz dazu nutzt die digitale Rechnungsfreigabe spezialisierte Software, um den Prozess zu automatisieren. Mit der Nutzung eines digitalen Tools können große Mengen an Rechnungen schnell und genau verarbeitet werden.

Die digitale Rechnungsfreigabe ist Bestandteil der digitalen Rechnungsverarbeitung und bringt zahlreiche operative Vorteile mit sich.

Bei der digitalen Rechnungsfreigabe arbeiten Sie mit weitgehend automatisierten Workflows für die Rechnungsverarbeitung, die sämtliche Schritte vom Rechnungseingang bis zur Zahlung abdecken. Digitale Rechnungsfreigabe Software bietet eine nahtlose Integration in bestehende Rechnungsworkflows und ermöglicht eine schnellere und fehlerfreie Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen.

Das Konzept der digitalen Rechnungsfreigabe ist kein Novum. Und doch ist es in Deutschland noch nicht der Standard. Viele deutsche Unternehmen, gerade Unternehmen aus dem Mittelstand, verschicken ihre Rechnungen noch per Post oder per E-Mail. Damit nehmen sie Mehraufwand, Mehrkosten und Fehler bei der Rechnungsverarbeitung in Kauf – Fehler, die vermeidbar sind. 

Satte 84 % aller mittelständischen Unternehmen haben noch keine digitale Infrastruktur für ihr Rechnungsmanagement oder führen diese erst ein. Das geht aus einer aktuellen Infografik der Statista hervor. Das ist zu viel, so der Bund. Deshalb erwirkt dieser mit der Einführung der E-Rechnungspflicht zum 01. Januar 2025 einen allmählichen Umstieg auf die E-Rechnung.

Die E-Rechnungspflicht treibt die Digitalisierung des deutschen Mittelstandes voran und verpflichtet zur schrittweisen Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung. 

Die E-Rechnung, ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat, soll die Papierrechnung und die PDF-Rechnung bis 2028 ablösen. In der Zwischenzeit haben Unternehmen die Chance, sich schrittweise anzupassen. 

Seit dem 01. Januar 2025 müssen Sie bereits in der Lage sein, E-Rechnungen über eine entsprechende Software anzunehmen und ordnungsgemäß aufzubewahren. Das bietet die perfekte Steilvorlage, die gesamte Rechnungsverarbeitung und damit auch Ihre Rechnungsprüfung zu digitalisieren.

Die digitale Rechnungsfreigabe wird nicht nur zum Muss für den deutschen Mittelstand. Sie bringt auch zahlreiche operative Vorteile mit sich, die zu einem reibungslosen Betriebsalltag und mehr Unternehmenserfolg beitragen. 

Zu den wichtigsten Vorteilen zählen:

Mehr Leistung und Zeitersparnis: Automatisierte Systeme können Rechnungen schneller und effizienter bearbeiten als manuelle Methoden. Dies führt zu einer erheblichen Reduzierung des Zeitaufwands für die Rechnungsprüfung und Freigabe.

Deutliche Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung werden menschliche Fehler minimiert. Digitale Systeme sind in der Lage, Rechnungen präzise zu verarbeiten und Fehler sofort zu erkennen und zu melden.

Kosteneffizienz: Die Reduzierung des manuellen Aufwands und die Beschleunigung der Prozesse führen zu erheblichen Kosteneinsparungen. Unternehmen können Ressourcen effizienter nutzen und die Buchhaltung optimieren.

Mehr Produktivität: Die frei gewordenen Kapazitäten in Ihrer Finanzabteilung können Sie neu verteilen, um Ihr Finanzteam mit wichtigeren, strategischen Aufgaben zu betrauen. 

Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Digitale Rechnungsfreigabe ermöglicht eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz. Alle Freigabeprozesse sind dokumentiert und können leicht überprüft werden.

Integration und Skalierbarkeit: Moderne Rechnungsfreigabe-Software lässt sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren und kann skaliert werden, um den wachsenden Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden.

Einfacher Zugriff von überall: Mitarbeiter:innen können von überall auf die Rechnungsdaten zugreifen, was besonders in Zeiten von Homeoffice und mobilen Arbeitsplätzen von Vorteil ist.

Mehr Kontrolle und Einhaltung von Vorschriften: Automatisierte Systeme stellen sicher, dass alle Rechnungen von autorisierten Mitarbeiter:innen abgesegnet werden und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Mehr Sicherheit: Die digitale Verarbeitung und Aufbewahrung von Eingangsrechnungen in der Cloud ist sicherer als die herkömmliche Verwahrung im Aktenschrank. 

Optimale Zusammenarbeit: Durch die Nutzung digitaler Lösungen können Mitarbeiter effizienter zusammenarbeiten und Rechnungsfreigaben schneller und koordinierter durchführen.

Kooperation mit Steuerberatung: Sämtliche relevante Daten aus der Rechnungsverarbeitung können nahtlos an Ihre bzw. Ihren Steuerberater:in weitergeleitet werden. 

Der Umstieg auf die digitale Rechnungsfreigabe geht mit dem Aufbau digitaler Rechnungsworkflows einher. Digitale Rechnungsworkflows, zu deutsch: Prozesse oder Abläufe, umfassen mehrere Schritte und fokussieren sich auf die effiziente und kostensparende Verarbeitung von Eingangsrechnungen. 

Dieser beispielhafte Rechnungsworkflow stellt dar, wie Ihr neuer Freigabeprozess vom Rechnungseingang bis zur Zahlung aussehen kann, wenn Sie Ihre Rechnungsfreigabe automatisieren: 

Erfassung der Eingangsrechnungen: Die Rechnungsfreigabe Software erfasst sämtliche E-Rechnungen, sammelt Eingangsrechnungen aus E-Mails und erlaubt die Integration von Papierrechnungen via Scans. Anschließend werden die Rechnungen digital erfasst. 

Rechnungsprüfung: Eine gründliche Rechnungsprüfung und -kontrolle stellt sicher, dass alle Daten korrekt und vollständig sind, bevor sie in den Freigabeprozess übergehen. Digitale Workflows haben diesen Prozess automatisiert und decken zuverlässig Unstimmigkeiten und Fehler auf.

Rechnungsabgleich: Der Rechnungsabgleich hilft sicherzustellen, dass nur tatsächlich erhaltene Waren oder Dienstleistungen bezahlt werden. Je nach digitaler Infrastruktur kann dies manuell oder über ein Warenmanagementsystem geschehen. 

Rechnungsfreigabe: Sobald die Rechnung die ersten Prüfungen bestanden hat, wird sie zur Freigabe an die zuständigen Mitarbeiter:innen weitergeleitet. Der bzw. die zuständige Mitarbeiter:in kann die Rechnung am Smartphone freigeben und so lange Wartezeiten vermeiden. 

Buchung der Rechnung: Die digitale Erfassung in der Buchhaltung erlaubt Ihnen, die Rechnungen jederzeit innerhalb von Sekunden über die Textsuche oder Suchfilter ausfindig zu machen. Wichtiger noch: Die Rechnungen werden der richtigen Kostenstelle und dem bzw. der richtigen Kostenträger:in zugeordnet.

Zahlung der Rechnung: Der letzte Schritt im Prozess ist die fristgerechte Zahlung der Rechnung, um mögliche Mahngebühren oder Verzugszinsen zu vermeiden. Dank der schnellen Verarbeitung über die Software bleibt oft sogar noch Zeit, Skonti zu nutzen und weitere Ersparnisse zu erzielen.

Archivierung der Rechnung: Haben Sie Ihre Rechnung bezahlt, stellt Ihre Software die Archivierung der Rechnung gemäß der GoBD-Vorschriften sicher. Hierfür überträgt die Rechnungsmanagement-Software alle relevanten Rechnungsdaten an Ihr Buchhaltungssystem.

Bei der Wahl der passenden digitalen Rechnungsfreigabe Software sollten einige wichtige Funktionen nicht fehlen:

Eine der größten Herausforderungen bei der Rechnungsprüfung ist die Erkennung von Fehlern und Abweichungen. Digitale Lösungen nutzen fortschrittliche Algorithmen, um Rechnungen automatisch auf Unstimmigkeiten zu überprüfen. Dies reduziert den manuellen Aufwand und erhöht die Genauigkeit.

Eine gute Rechnungsfreigabe-Software sollte sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme, wie z. B. Buchhaltungssysteme, integrieren lassen. Dies erleichtert den Prozess der Rechnungsfreigabe und stellt sicher, dass alle Rechnungsdaten zentral verwaltet werden.

Die Benutzerfreundlichkeit ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg digitaler Lösungen. Eine intuitive Benutzeroberfläche und einfache Bedienbarkeit  sind wichtig, damit Mitarbeiter die Software effizient nutzen können.

Digitale Lösungen bieten die Möglichkeit, Freigabeprozesse zu automatisieren. Dies spart Zeit und reduziert die Fehlerquote. Automatisierte Systeme können Rechnungen schnell und präzise verarbeiten und Zahlungen rechtzeitig freigeben.

Digitale Lösungen bieten Echtzeit-Daten und erhöhen die Transparenz im Freigabeprozess. Mitarbeiter können jederzeit den Status einer Rechnung überprüfen und sehen, welche Schritte noch ausstehen.

Sicherheitsfunktionen sind entscheidend, um die Integrität und Vertraulichkeit der Rechnungsdaten zu gewährleisten. Digitale Lösungen bieten robuste Sicherheitsmaßnahmen, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Eine gute Rechnungsfreigabe-Software sollte flexibel und skalierbar sein, um den wachsenden Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Dies ermöglicht es, die Software an die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse des Unternehmens

Noch Fragen zum Umstieg? In einem weiteren ausführlichen Ratgeber verraten wir Ihnen alles, was Sie für einen gelungenen Umstieg auf automatisierte Rechnungsverarbeitung wissen müssen. 

Pleo Eingangsrechnungen bietet eine umfassende Lösung zur digitalen Rechnungsfreigabe und hilft, Kosten zu sparen und Prozesse zu optimieren. Die automatisierte Rechnungsprüfung und -freigabe sorgen dafür, dass Fehler minimiert und Zahlungen beschleunigt werden. So können Sie Ihre Rechnungen bis zu 5-mal schneller freigeben.

Einmal freigegeben, können Sie Ihre Zahlungen bequem planen und in über 50 Währungen automatisch abwickeln lassen. Selbst, wenn es mal eng wird, gehen Ihre Zahlungen dank dem Pleo Dispo durch und Sie können sich um wichtigere Dinge kümmern. 

Mit Pleo behalten Sie stets den Überblick über alle Rechnungen und deren Status – bereit loszulegen?

Die E-Rechnung ist gekommen, um zu bleiben. Und spätestens bis zum 01. Januar 2028 müssen Sie einem umfassende, funktionstüchtige Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung präsentieren. 

Rechnungsfreigabe Software ist aber weit mehr als eine nervige Vorgabe. Sie ist ein Produktivitätstreiber, ein Kostensparer und der Fehlertod. Automatisieren Sie Ihren Rechnungsfreigabeprozess mit Pleo und verwenden Sie Ihre wertvolle Zeit endlich für wichtigere, strategische Aufgaben. 

Die Rechnungsfreigabe ist ein integraler Bestandteil der Rechnungsverarbeitung. Bei der digitalen Rechnungsfreigabe prüft zuständiges Personal jede Eingangsrechnung digital auf ihre Richtigkeit, bevor sie kontiert und bezahlt wird. 

Arbeiten Sie mit einer digitalen Lösung, übernimmt die Software die Rechnungsprüfung für Sie. Halten Sie die Berechtigung, Rechnung freizugeben,werden Sie ganz einfach am Smartphone oder PC darum gebeten, Rechnungen zu prüfen und freizugeben. 

Nutzen Sie eine Rechnungsfreigabe Software, können Sie zentral steuern, wer die Berechtigung hat, Rechnungen freizugeben. Für diese Aufgabe ist i. d. R. ein Finanzleiter zuständig.