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2020.08.18 コラム TocaLot Editor ビジネスチャット『Tocaro』の使い方を徹底解説
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が開発した「Tocaro」は、2014年にローンチし、チャットに加えて、ファイル管理やタスク管理、ビデオ会議が可能で検索機能も充実したビジネスチャトです。スマホ対応のアプリもあり、他サービスと連携もできます。 対話・共有・検索を軸にチームで成果を出すことを目的に掲げたビジネスチャットツールで、その直感的なデザインにより、誰でも使いやすいサービスを目指しています。 現在では、NTT西日本や高島屋、大日本印刷、AIR DO、東京医科歯科大学など、大手、中堅企業を中心に1,500社超の企業が利用するインフラサービスとなっています。 今回は「Tocaro」に搭載された機能ご紹介しながら、実際の使い勝手を見ていきましょう。 使いやすさを追求したビジネスチャット機能一番良く使われる機能であるチャット機能は、一般的なスペックを網羅してます。投稿を赤くして重要度を上げる機能や、ボックスで囲んで目立たせることもできます。また、特定のユーザーを名指しして会話をしたり、絵文字にも対応しています。 よく利用される機能としては、ファイルの直接アップロードです。重要な情報の時は「お気に入り」に格納しておけば、使用する時に参照できるので検索に時間を掛けずに済みます。 呼びかけに対して返信しなければならないけど、時間がないというときは「あとで見る」に登録しておくとワークボードに通知されますので失念せずに済みます。 会話のグループはすべて招待制となっています。オープンチャンネルのようなものを作りたい時は、セキュリティ面の観点から参加者全員を招待する必要があります。 グループに新着投稿が届くと「最新の発言」というところに通知がいきますので、最新の投稿も見逃さずに済みます。 業務を完全サポートするタスク管理機能を搭載「Tocaro」は、タスク管理機能も充実しています。To-Doではタスク管理が可能です。自分の業務にだけに関するプライベートタスクの機能と、チームで共有するTo-Doリストを作成して管理を行える機能もあります。 タスクの期限や担当者、タスクの重要度などを設定できたり、添付ファイルを付けることができます。また、進捗状況がひと目で分かるステータス管理機能も用意されており、必要に応じてタスク画面の中でコメントのやり取りもできるようになっています。 「Tocaro」においてもっとも重要な機能と言えるのが、自分が行なうべきタスクはすべて確認できる「ワークボード」です。ここでは未読の「チャット」や現在抱えているタスク、期限切れのタスク、自分が参加している「ワークフロー」がまとめて表示されます。この画面を見ながらタスクを処理していけば自分の抱えている仕事がすべて進んでいくという作りになっています。 大事な時に力を発揮する横断検索機能「Tocaro」の開発にあたって最も力を入れて作られた機能の一つが検索機能です。利用者がデータに名前をつけたり、ファイルで管理しなくても、それぞれの発言者によって投稿された共有データやファイルを自動で整理・蓄積し、グループやメッセージの枠を越えて情報を探し出すことができるのが横断検索機能です。 ビジネスチャットツールの多くは、会話の中で共有されたデータやファイルを検索で探し出すことはできません。しかし「Tocaro」は独自開発の検索能力によってその問題を克服し、グループ、データ形式を問わず必要な情報を見つけ出せるようになっています。 金融機関と並ぶセキュリティの高さITツールを利用するときに最も気をつけなければならないのが、情報セキュリティにまつわる、情報漏えいなどのインシデントです。 「Tocaro」はサービスを利用するすべてのユーザーに対して、情報共有の際の安全性を高める通信暗号化や第三者のセキュリティパートナー企業による安全性能監査を定期的に実施しています。 使用の際に「なりすまし」や「乗っ取り」の危険性を感じずにいられないチャットツールですが、セキュリティの高さはビジネスチャットを利用するユーザーにとって重要な要素といえます。 ファンの多いBoxとの提携「Tocaro」は基本的にAPIを公開して他のサービスとつなぐという展開のしかたはしてませんが、Boxとはシームレスに連携しています。 ストレージサービスである「Box」と連携させると、会話中のチャットにファイルをアップロードするだけでストレージサービスにBoxに直接保存されて、アクセスできるようになります。 大人数でのビデオ通話はZoomと連携「Tocaro」はZoomと連携しています。Tocaroの中でWeb会議を立ち上げるとURLが発行され、社外の参加者がTocaroやZoomのアカウントを持っていなかったとしても、クリックひとつで参加することが可能です。 つまりまだビジネスチャットを使っていなくとも、「Tocaro」を導入すればZoomのシンプルで高品質なWeb会議を利用することができるということです。現在日本の課題となっている“働き方改革”“業務効率向上”のお役立ちツールとなります。 様々な情報を１つの画面にすべて集約「Tocaro」はチャットしながら共有ファイルを表示するができます。画面を切り替えなくても、全ての情報を、画面上で確認することができます。複数グループのメンバーだったり、大きなプロジェクトで大量のファイルを大勢で共有している時は、時間と手間のかかる情報の管理をシンプルでスマートに行える機能です。 あなたの仕事を力強く支えるビジネスチャット『Tocaro』以上見てきましたように、現在様々な種類のビジネスチャットツールが存在する中で、「Tocaro」ならではの機能に溢れたサービスとなります。一般的に標準装備されている機能を網羅しつつ、その一歩先の痒いところに手が届く機能が沢山あります。 また、社員数の多い会社が開発しているので、大人数でプロジェクトを遂行する際も、作業効率を向上させる機能が多く、安心して使えるツールとなっています。グローバルに展開する企業でも十分にその役割を果たします。 仕事は成果を出さなければなりません。「Tocaro」はビジネスにおいて成果を出したいひとに向けて作られました。無料トライアルもありますので、ビジネスチャット導入ご検討の方は一度お試しになってみてはいかがでしょうか。 【関連記事】 社内のコミュニケーションにまつわるあらゆる問題を解消するビジネスチャットツール『Tocaro』についてご存知でしょうか？詳細は下のオレンジ色のボタンからご覧になれます。
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