文书档案管理干货

2月2日晚，欧博abg沧源佤族自治县人民法院开展读书分享会第三十一期，档案管理员白希平从文书档案的概念、特点、归档整理工作、收集工作和鉴定工作等若干方面向大家分享学习了文书档案管理工作中的相关制度规定。

一、文书档案的概念

文书档案，是指各机关、团体、企业和事业单位在各项工作和行政管理活动中形成的具有保存价值的文件材料转化而成的档案。

二、文书档案特点

（一）涉及面广，内容丰富（涉及到单位各项工作的方方面面；涵盖了单位各项工作活动的全过程）

（二）文体格式的规范统一（具有规范的通用公文格式）

（三）形成材料的多样性

三、文书档案的归档整理工作

文书档案的归档整理工作，就是指将本单位收集的处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的科学合理的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。

应当是本单位在其职能活动中形成的和与本机关职能活动相关的文件；2.必须是办理完毕的文件；3.必须是有保存价值的文件；4.应当是纸质材料形成的公务文书；5.文书档案整理应当以件为单位。

四、文书档案的收集工作

文书档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过执行接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，欧博官网分别集中到各级各类档案保管机构的业务活动。

（一）意义：收集工作的目的是将需要归档的文件材料进行全面系统地收取。是文书档案管理的首要的、最为重要的环节，是文书档案归档整理的前提，是开展档案业务工作的基础，做不好档案的收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作。

（二）方法：1.做好本单位文书档案收集归档的组织工作；2.指导各部门坚持执行文书归档制度；3.督促各部门做好文书档案的收集工作，及时办理交接手续。

（三）范围：1.本单位行文；2.上级来文；3.下级来文；4.同级和不相隶属单位来文；5.其他应收集的材料

（四）原则：1.收集务必齐全；2.做到应收尽收；3.确保不缺不漏

五、文书档案的鉴定工作

文书档案的鉴定是归档整理工作的第二环节，主要包括归档文件的鉴定和保管期限的鉴定两个方面的内容。

（一）归档文件的鉴定，是档案材料的第一步鉴定工作，主要是确定本单位文件材料的归档范围和不归档案范围。

1. 归档范围

①反映本单位职能活动和基本历史原貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

②本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

③本单位需要贯彻执行的上级机关、同级单位的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；

④其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

2. 不归档范围

①上级机关普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

②本单位的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿，无特殊保存价值、不需要办理的信件和电话记录，机关内部相互抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

③同级机关不需要执行的、不需要办理的抄送文件材料。

④下级机关供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

3. 应该注意收集归档的文件材料

①本单位年度党组、党支部、行政、办公会会议记录本；

②本单位年度干部职工花名册、党员花名册；

③本单位年度各类综合统计报表；

④本单位年度党务方面的文件材料；

⑤本单位领导和有关人员外出开会、 下乡调研、处理问题带回的材料；

⑥其他反映本单位职能活动的文件材料。

（二）保管期限的鉴定工作，主要是根据归档文件材料的价值和重要程度，确定每“件”文件的保管期限。

1. 保密期限划分：国家档案局《归档文件整理规则》明确规定，文书档案的保管期限分为“永久”、定期“30”年和定期“10年”三种。

①凡是涉及本部门人事、权益方面的材料皆为永久

②凡是本部门形成的具有查考利用价值的材料都要纳入归档范围

③熟练掌握《文书档案保管期限表》及解读释义 （P36、81）

④注意从文件的形成上掌握文件材料保管期限

2. 上级部门来文：根据其重要程度，大体可以确定为两种期限：永久、10年；平级部门（不相隶属部门）来文：可以确定为一种保管期限：10年；下级部门来文：可以确定为一种保管期限：10年；本单位发文：多数可以确定为永久、30年，10年的归档材料较少。

原标题：《读书分享会│文书档案管理干货》