第一节 文书与文书工作的历史沿革

广通集团公司办公室最近新来了一位秘书乔梅，欧博官网公司决定将文书工作交给她，以解决长期以来文书工作没有专人负责的难题。乔梅没有学过文书知识，非常苦恼，去请教以前兼管文书工作的老郑。老郑说：“要做好文书工作，首先要多了解些理论知识，我先借你几本文书方面的书，你回去好好看看吧，有不明白的来问我。”乔梅在老郑的帮助下，激起了对文书工作的兴趣，但对文书工作的历史还是知之甚少。经过阅读，她知道中国文书发展就像中华文明一样源远流长，也知道了一些古代的文书学知识，比如甲库、驿传制度等。老郑为乔梅的进步感到高兴，鼓励她对中国的文书发展历程做一个鸟瞰式的系统研究，从中寻找更多的宝贵经验，从而更好地为公司的文书工作服务。这又难倒乔梅了，零敲碎打的是学了不少，可怎么才能做到系统呢？

1.乔梅该分几个阶段去研究中国文书的历史？

2.文书发展史中最值得乔梅借鉴的有哪些东西？

（一）先秦时期的文书与文书工作

原始社会没有文字，但因社会急切需要，出现了口头及各种物象的文书。如在传说中，神农氏“耕而作陶”。我国原始的符号文字，就是由于实际的需要而刻画在陶器上的。当时因交换的需要，出现了制约双方的契约。宗教活动，产生了各种口头祭辞。生产上，人们互相协同动作、传递信息，要求有一种交流的工具。政治、军事方面也要求有统一号令、集体行动的手段。在一次次权力更替中，必然要创造出一种大家都能明白的符号以满足统一行动的强烈要求，这是文书面世的背景，可以说是文书的孕育期。在这个孕育时期，虽然还没有成熟的文字及文体出现，但是以各种物象为标志并在社会发展中起过积极作用的各种原始形式，已经以其自然质朴的形式在发挥作用了。

文书一经产生，便成为社会组织的领导部门颁布命令、实施管理、制定制度、记录事项的重要工具。据考古学家的发掘与考证，我国最早的公务文书是殷商时期的“甲骨文书”。那些被刻在龟甲和兽骨上的文字，在当时实际上就是一种官方文书。据史料记载，殷商时期已有“史官”的设置，史官主要掌管王室活动的记录，并要在刻写的甲骨文上签名，以示负责。殷商时期的甲骨文内容已经相当丰富，涉及政治、经济、战争等情况。不仅如此，从发掘出的完整的甲骨卜辞来看，殷商时期的文书已有一定的格式。

西周至春秋战国时期，文书及文书工作有了进一步的发展，成书于春秋战国时期、被后人列为“六经”之一的《尚书》，实际上是一部上古时期国家文献的汇编，它不仅收集了上古时期的重要文书，并将这些文书的文体划分为典、谟、训、诰、誓、命6种，此外还有盟约文书、诉讼文书、军事檄文等。至西周后期，不仅文书的种类有所增加，应用也更加广泛，而且在文书的草拟方面也有了较为严格的要求，并讲究一定的程序，这一切显示文书在管理国家事务方面的作用越来越明显。春秋时期的文书，与商朝和西周时期相比，不仅文种增多，而且在文书的篇章和用语方面也表现出了多样化的特点，文书工作成为各诸侯国重要的工作内容。

先秦时期文书及文书工作的发展，使我们认识到：首先，文书的出现有赖于社会生产的发展，有赖于文字的出现，有赖于国家的产生；其次，文书从其产生开始，在国家和社会管理中的基本职能便已出现；再次，早期的文书种类随着国家事务的日趋频繁而趋于增多，文书的作用日益增强；最后，在文种的使用上，虽已有一定的区分，但仍未形成专门的文体，在使用范围上缺乏严格的规定。

（二）封建社会的文书与文书工作

1.秦汉时期的文书与文书工作

秦代创设了一整套中央集权的国家行政机构，欧博促进了文书与文书工作的进一步规范与发展。首先是对文种的使用有了较为固定的规范。《史记·秦始皇本纪》载：“命为制，令为诏。”《文心雕龙·章表二十二》称：“秦汉之辅，上书称奏。”“制”，是专门用来记载和发布帝王的言论和国家典章制度的文件；“诏”，是帝王向臣下发布命令的文告；“奏”，则是臣下给帝王的一种上行文书。其次是文书工作已经具备一定的规模，由尚书负责皇帝的文书工作，所有的诏、令须经尚书转达丞相府颁布施行，所有的章、奏也要由尚书转呈皇帝。从大量出土的秦简中可以看出，秦时已建立了一系列文书撰制和处理制度，主要有行文制度方面的规定以及公文书写格式上的严格要求，此外，秦代还建立了避讳制度、文书校勘制度、文书传递制度和用印制度等。

汉代的文书及文书工作，上承秦制，并加以发展和补充。汉代负责文书工作的，除尚书外还有中书官，还专用宦官做中常侍，掌管皇帝的文书。到了东汉后期，尚书台发展成为国家的政务中枢，取代丞相府负责皇帝的文书工作。此外，汉代文书种类进一步增加、使用范围进一步明确。例如，臣下上行皇帝的文书除使用“奏”，还增加了章、表、驳议；皇帝的下行公文，除“制”和“诏”外，另增加了策书和戒书。

2.魏晋南北朝时期的文书与文书工作

魏晋南北朝时期虽然战乱不休，但在秦汉旧制的基础上继续发展，已显得比较成熟，取得了较大的进步，主要表现在文书工作机构已经比较健全，随着文书工作的发展，产生了许多撰写文书的专门人才，而且统治阶级在思想上对文书工作也给予了很大的重视。

魏晋南北朝时期使用的文书，除制、诏、章、表、奏、议仍沿用前朝惯用体式外，其他新文种，如启、符、笺等一般都规定了新体式。

3.隋唐时期的文书与文书工作

为适应社会发展的需要，隋朝建立了以三省六部为核心的中央政府机构，由内史、门下、尚书三省共同负责文书工作。三省制是以内史省为中心，由内史省负责以皇帝名义拟制各种文书，门下省负责对文书进行审核和封驳，如文书是否符合要求，然后再由内史省送皇帝批准，最后送交尚书省转发有关部门执行。

唐代的三省制更加完善，同时，门下省的职权趋于加强，专门负责对文书进行审议和封驳。唐代在文种的使用上又有了新的规定。据《唐六典》载，唐朝的文书有着一套较为严格的行文规范，公文分为上行、下行、平行3种不同的行文方向，不同的行文关系使用不同的文种。下行文主要有制、敕、册、令、教、符；上行文主要有表、状、笺、启、辞、牒；平行文主要有关、移、咨。此外，还增设了新的文种，比如批答（皇帝对臣下所上奏章的批示答复）、堂案（记载对各类事务的裁决和处理的法律文书）、堂帖（宰相“处分百司”的行政文书）、奏弹（弹劾百官的文书）。

唐代的文书制度也十分严密，诸如避讳制度、收发制度、封驳制度、用印制度、登记制度、传递催办制度、一事一文制度、誊写审查制度、移交制度、保密制度等。同时，唐代还设有甲库，设置了甲库令史，专司文书的管理工作。总的来说，隋唐时期为中国封建社会文书制度的建立和健全奠定了基础，在中国文书发展史上具有承上启下的重要作用。

4.宋元时期的文书与文书工作

宋元时期，文书种类进一步完善，文书制度进一步规范化。

宋元时期，虽然承袭了隋唐时期的文书制度，但三省制已徒具虚名。三省只负责行政公文，而由枢密院掌军国机务。

宋代在文书程式方面，开了文书摘要之先河，实行“引黄”之制，即在文书的封皮上标明文书的主要内容和递送的日期，这对文书程式的变革起了重要的推进作用。同时，宋代还设有通进司、进奏院、开拆房、催驱房，负责文书的收发、登记、传递和催办。

元代撤销了门下省、尚书省，由中书省总揽一切政务，文书的承办工作也由中书省负责管理。

5.明清时期的文书与文书工作

明朝对中央机构做了较大调整，废除了三省制，由内阁掌管中央的文书工作，由内阁大学士协助皇帝处理政务。明洪武十年（1377），设立了通政使司，掌内外章奏、封驳和臣民密封申诉之事，成为明代中央重要的收发文机构。

明朝还建立了一套完整的文书工作制度，例如：文书行移制，即规定了从中央到地方所使用的文书种类，并确定了公文的文体；票拟制，是内阁代皇帝对朝廷内外臣子的题奏本章提出“拟办”意见。此外，明朝在对文书的检查催办、监督处理、文书保密等方面，都较之前朝更加严格和规范。

清初沿明制，由内阁负责文书工作。通政使司仍然负责文书的收发。另设奏事处，专司机密奏折和诏令的收发。还设有南书房、军机处，“掌书谕旨”，掌管军国之要。清朝的统治阶级十分重视文书工作，不仅确定了名目繁多的文书种类，而且建立了系统的文书工作机构和严密细致的文书工作制度。

唐代的文书驿传制度

驿传制度早在西周时期就已形成。当时的诸侯国为了政治、军事上的需要，在大道上设有驿站、邮车，专门负责官府文书的往返工作。生活在那个时代的孔子对当时的情形曾做过描述：“德之流行，速于置邮而传命。”可见当时驿站不仅形成，而且传递文书的速度也很快。

秦始皇统一中国后，在全国修筑驰道，“车同轧，书同文”，进一步促进了文书驿传制度的发展。

到了唐代，随着政治、经济和文化的空前繁荣，文书驿传制度更盛极一时。唐代的驿传，分陆驿、水驿、水陆兼办驿。其中陆驿配马，水驿配船，水陆两用则船马兼配。驿道上，一般每隔30里置一驿站，全国当时共有1639处，其中水驿有260多处，水陆兼办驿80多处，即使最偏远的地区也有驿道、驿站。

唐代的驿传，除“硬件”设备、设施一应俱全外，“软件”措施也很完备。如在文书传递的行程方面，规定马日走70里，驴日走50里，车船日行30里。对于缓急程度不同的文书，采用颜色不一的牌子加以区分。紧急的文书，300里行程朝发夕至。

（三）民国以后的文书与文书工作

鸦片战争以后，由于社会性质的改变，文书制度也发生了相应的变化。行文关系以及文书体式均有变化，还新增了许多文种。这些文种主要是为了外交需要，如照会、国书、条约、全权证书、出使报告、护照等。

辛亥革命后，临时政府很快明确宣布废止封建王朝的旧式文书制度，废除封建社会沿袭了几千年的制、诏、诰、敕、奏、议、疏、题等旧式文书种类，公布了体现资产阶级民主精神的新文种，如令、咨、呈、示、状、批、公函、布告等，同时对封建王朝的公文处理程序进行了彻底的改革。临时政府各部均设有承政厅，设置秘书长1名，总理厅务，掌管机要文书。承政厅分纂辑处、文牍处、收发处、监印处、庶务处、会计处，各处设置秘书1名，分掌各处文书及其他事务。政府各部的公文运转，通常由收发处送达秘书长、次长、总长依次审核，然后再分送各主办单位拟稿，由监印处用印，最后由收发室封发。临时政府明确提出文书改用白话文，是中国文书发展史上的一场巨大的变革。

经历了袁世凯北洋军阀时期短暂的倒退，至国民党统治时期，政府机关的文书工作趋于健全。国民党自上而下建立了一支庞大的文书工作队伍，但由于机构的混乱，官僚主义、文牍主义的泛滥，政府机构的办文效率低下，公文缺乏权威。为改变这一局面，国民党政府曾先后多次进行文书改革。

首先，国民党政府多次颁布有关文书和文书工作的条例，详细规定了文书的名称、用法、格式、撰写要求等。种类上，国民党政府于1928 年11 月公布了《公文程式条例》，规定使用的文种主要有令、训令、指令、布告、任命状、呈、咨、公函、批，实际上基本恢复了南京临时政府首倡的公文程式。撰写方面，提倡用白话文，文书分段落，使用标点符号，文书的格式包括标题、文种、文号、发文时间、收文机关、正文、签署、用印等。在文书处理程序上，收文程序大致包括收文、审阅、分送、拟办、检查、归档等。发文程序包括拟稿、核签、撰稿、核判、缮校、用印、封发等。

其次，国民党政府又开展了以减少发文数量、简化运转手续为宗旨的一系列“改革”运动。1933年推行了《文书档案连锁法》，1938年颁布了《公文改良办法》。此间，行政院设立了“行政效率研究会”机构，以期改变政令难以施行的困难局面。1940年又颁布了《行政三联制大纲》。1945年颁发了《公文手续简化办法》，1947年开展了“文书处理竞赛运动”。这些措施虽不能从根本上改变局面，但对文书工作的发展客观上起到了一定的推动作用。

在此期间，中国共产党及其领导下的革命政权，积极推行公文程式、公文用语的改革，坚决反对文牍主义和形式主义，取得了很大的成绩。党在战争中的文书工作形成了许多优良传统，诸如严格的保密制度、迅速传达的要讲究公文实效、端正的文风等。

1931年由瞿秋白起草，周恩来批示试行的《文件处置办法》，是目前发现的我党最早的关于文书档案工作的文件，其中明确规定了文件的形成、处理，档案的分类、保管、销毁等具体办法。

（四）新中国成立后的文书与文书工作

新中国成立后，标志着我国的文书与文书工作进入了一个崭新的阶段，既对旧政权机关的文书工作进行彻底改造，迅速扫除旧公文程式与文书处理的弊端，又吸取了革命根据地的文书工作经验，借鉴了其他社会主义国家的文书工作制度，并结合我国不同历史时期的实际，制定并出台了一系列的政策、措施、办法和规定。

新中国成立后不久，中央人民政府政务院于1951年9月21日颁布了《公文处理暂行办法》。1955年11月17日，经中共中央批准，颁布了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》。1956年4月6日，国务院做出了“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”的决定。

就《国家行政机关公文处理办法》而言，自1951年9月第一次颁布以后，又于1957年10月、1981年2月、1987年2月、1993年11月、2000年8月先后六次分别以国务院秘书厅、国务院办公厅、国务院的名义，对其进行修订并发布实施。《国家行政机关公文处理办法》的每一次修订与颁布，适应了我国各个历史时期的特定需要，具有很强的时代特征。

在《国家行政机关公文处理办法》不断修订的过程中，党的机关、军队机关及国家的相关职能部门，也出台了一系列的条例、规定，如：1990年国家保密局以命令形式发布的《国家秘密保密期限的规定》，以及同年国家保密局、国家质量技术监督局联合以命令形式发布的《国家秘密文件资料和其他物品标志的规定》；1992年3月30日中央军委办公厅发布，并于1992年7月1日起实施的《中国人民解放军机关公文处理条例》；1995年国家质量技术监督局发布的《中华人民共和国国家标准·出版物上数字用法的规定》（GB/T 15835—1995）；1996年5月3日中共中央办公厅印发并开始实施的《中国共产党机关公文处理条例》；1999年12 月27 日由中国标准研究中心和国务院秘书局共同起草、国家质量技术监督局发布，自2000年1月1日起正式实施的作为中华人民共和国国家标准的《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999）更是前所未有的最为全面、具体、细致、科学的公文格式标准；2000年12月6日由国家档案局发布的，于2001年1月1日起实施的《归档文件整理规则》等。

这些办法、条例、标准、规定的制定、建立、颁布、使用，既奠定了我国机关文书工作的基础，又强有力地推动了文书及文书工作的进步和发展。特别是20世纪80年代以来，在学科建设、理论研究、专业教育方面都有了根本性的突破，标志着具有中国特色的文书学开始形成，并显示出其强劲的发展势头，开始了我国文书学研究的新阶段。

文革时期的文书及文书工作

文革时期，文书及文书工作与其他各项事业一样，受到了严重摧残，大批专业人员调离、机构被撤销，大量珍贵资料被销毁，多年积累起来的工作经验和研究成果被否定、批判。粉碎“四人帮”后，拨乱反正，全面整顿，才重新走上了发展的道路。

● 到当地的历史博物馆去，找一些有关中国古代文书和文书工作的实物材料，结合所学知识，写下心得体会。

● 找一些中国古代的优秀文书作品，比如《出师表》、《论积贮疏》、《谏逐客书》等，分析它们与现代文书的相同点与不同点。