社会人一年目の方やビジネスメールはまだまだ初心者という方は、ぜひ参考にされてください。

取引先とのメールに上司から『代わりに返信をしておいてほしい』と頼まれたら、どうしますか？

代理で返信をするときのメールの文面は、どのように打つべきかに迷ってしまいます。

自分の名前も記入するべきかも分からない人もいるでしょう。

このように、「上司の代理としてメールを返信する書き方」についてご紹介していきます。

先方に失礼のないメールの文章を、ぜひ覚えておきましょう。

ビジネス文書の書き方は社会人として覚えておくと、いざという時に助けられるでしょう。

1度覚えておけば、いろいろな場で応用することができます。

大人としても、正しい文章の書き方を知っておきたいものですね。

【上司の代理としてメールを返信する例文をご紹介します。】

これは【取引先の秘書の方宛て】に送る場合の書き方です。

「○○株式会社秘書　○○様」

とまずは宛名を記入します。

その後は、簡単な挨拶と代理人からのメールであることを記入します。

「いつもお世話になっております。

上司の名前○○の代理でご連絡させていただきます。」

このような文章で送りましょう。

また返信メールを上司宛にしてほしい場合は、このように付け足しをしておきます。

「なお、お手数ではございますが、ご返信は○○（上司の名前）の○○＠～（上司のアドレス）へとよろしくお願いいたします。」

このように書いて送信を行います。

上司の名前は呼び捨てで書くということも忘れないでください。

上司の代理でメールを送る場合には次のような点に注意をしましょう。

1「余計なことは書かない」

上司から指示された内容以外のことは、書かなくて大丈夫です。

むしろ、余計な補足などをしてしまうと誤解を招く恐れがあります。

上司から信頼をされているから代理を頼まれたと思います。

あくまでビジネスメールだということを忘れずに、簡単な挨拶と要点だけを添えて送りましょう。

2「補足をする場合には自分で責任を持つ」

代理で先方へメールを送る際に、どうしても補足をする必要が出てきた場合には、必ず上司に確認をしてから行います。

確認をせずに補足や修正を行う場合には、責任は自分で負いましょう。

あくまで代理人である以上は、勝手なことは行わないということが鉄則です。

上司から代理で頼まれるメールの中で「お礼のメール」の送り方をご紹介します。

大事な取引先へのお礼メールは、失礼のない文章を書く必要があります。

感謝の気持ちが伝わるビジネスメールとは、どのようなものなのでしょうか。

覚えておくと上司に信頼をされるかも知れない、そんなメールの例文のポイントを参考にしてみてください。

【タイトルに代理人からだと表示する】

まず代理人である人からのアドレスでは先方が分かりにくくなるため、タイトルにはこのように記入をします。

【○○（上司の名前）より御礼】

タイトルにはっきりと書いておくだけで、相手に代理人からだということが伝わります。

ぜひ忘れないで記入をしましょう。

【お礼の文面の書き方】

・品物を頂いた場合

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○○様

日ごろより大変お世話になっております。

○○○○（会社名）○○（上司の方の名前）の部下で、○○と申します。

このたびは、○○（上司）あてに大変結構なお品をお送りくださり、ありがとうございました。

部署一同、○○様の心づくしに大変感謝しております。

メールにて大変恐縮ではございますが、取り急ぎ○○（上司）に代わりましてお礼のご連絡をさせて頂きました。

今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

このような文章が望ましいかと思います。

頂いた品物に対してちょっとした感想を添えると、より一層感謝の気持ちが伝わります。

○やはり名産地のお品物は味が格別に違うと、○○（上司）とともに大変美味しく頂戴いたしました。

など

もっと簡単なお礼として済ませる場合にはこのような文章も有効です。

【いつもお世話になり、ありがとうございます。

○○に代わってお礼申し上げます。】

【○○がお礼を申しておりました。

いつもお心遣いいただき、ありがとうございます。】

このようなひと言を覚えておくと色んな場面で使えます。

ここまで、上司の代理でメールを送る場合の書き方についてご紹介をしてきました。

これは上司から指示された場合にのみ有効で、指示された内容以外の余計なことは書かないということが鉄則です。

しかし、仕事をする上での連絡手段は基本的には電話が主流だという企業は多いとと思います。

「最近の若者はメールで連絡をしてくる」という声も多く聞こえてきます。

大切な連絡はすぐに電話ですることが社会人としては重要です。

その内容によっては、メールの方がいい場合もあります。

ただ、そのような指示がない場合の連絡方法は電話が1番だということは忘れないでください。

メールを受け取る側は毎日たくさんのメールを確認しなくてはいけません。

その中に重要なメールを送ることはあまり望ましくはないですよね。

メールを送信して報告が完了をしたと思うのはよくないです。

『メールを相手が確認をした時点で完了をする』ということを忘れないでください。

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